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一日の仕事の流れ営業事務

Recruit

一日の仕事の流れ

この部署は、営業所のオフィスでお取引先からの受注と仕入先への発注を行う受発注担当部門です。お取引先の要望を第一に考えて仕事を遂行する弊社サービスの品質の要となる部署です。営業をサポートしながら　工場・倉庫・運輸部門ともコミュニケーションを取り受注から取引先様への納品までスムーズにできる様に責任を持って対応します。

川崎営業所営業事務

一日の仕事

朝9:00 出社　業務の準備を行う

朝は、前日に受付した受注の繰越分の確認と早朝よりＦＡＸ、メールなどで受付した注文の内容確認から始まります。内容確認により納期が急ぎの注文など手を付ける優先順位を決めます。

営業事務スタッフ打合せ

川崎営業所の営業事務スタッフ6名で毎朝5分程度業務ミーティングを行います。仕入先のオーダーの締切情報、在庫の状況や引継ぎ事項を営業事務全員で共有すべき情報を報告・確認します。

受発注業務を行う

お取引先からMAIL・FAX・TEL・WEBシステムにて受付した注文書を基に販売管理システムのデータを確認しながら、在庫・取寄・直送に仕分け注文請書を作成。仕入先への注文書を同時に作成し手配。この業務で大切なポイントは、納期と数量の確認です。お取引先様のご希望納期に対応出来る様に仕入先との納期調整を行い納入日が確定したら、お客様へ納期回答します。次に販売管理システムに情報を入力し納品書を発行と同時にお取引先専用の納品書・添付資料などの作成も行い納品の準備をします。一日の受注件数は、一人あたり20～30件程度あります。

見積書を作成する

お取引先より注文とは別に見積の依頼がきます。見積の依頼を受け付けた時は、営業担当者に速やかに報告します。急ぎの場合は、営業事務スタッフが仕入先に商品単価を確認して見積書を作成する場合もあります。見積書をお取引先に送付した場合は、営業担当者に連絡を行い受注に繋がる様にフォローアップをお願いします。

貴金属相場表の作成

毎日変動する地金貴金属相場表を作成しMAIL・FAXにて指定の取引先様への配信をします。

休憩時間12:00～13:00

仕入の納品書のチェック

仕入先から送付された商品の納品書と買掛システムに入力済のデータの照合を行います。
単価・数量・日付・商品など相違が無いかの確認作業です。

売上の入金処理

営業担当スタッフがお取引先より受領した売上代金の入金処理を行います。システムに売掛金回収入力を行い、現金、手形等は、本社に送付します。

在庫の棚卸を行う

川崎営業所で製造している商品については、製造した商品を在庫計上の処理を行い、製造に使用した材料の引落処理を行います。また在庫商品の現物とシステムで管理している在庫の有り高確認も倉庫担当スタッフと共に毎日実施します。

受領書の管理