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一日の仕事の流れ 本社(総務部)

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一日の仕事の流れ

各営業所が行っている販売と仕入の営業事務を統括して、お取引先への請求と入金回収、仕入先からの請求チェックとお支払を担当する部署です。

総務部(売上仕入総括事務)

一日の仕事
朝9:00 出社

朝は、職場の清掃から始まります。受付、会議室の清掃、机の周辺などの掃除を行いながら仕事への気持ちを整えて行きます。

支払明細書を作成する

営業所の営業事務スタッフが管理システムに入力した仕入商品の明細と仕入先から送付された請求書の照合と支払方法の確認作業を行います。取扱商品が多く支払方法も金額に応じて異なる場合が多いので1件1件慎重に作業を進めます。内容不明の場合は、営業所、仕入先に確認します。1日20件~40件程度あります。

入金の確認作業をする

営業所が集金した現物(小切手・手形・現金)が送られてきます。営業所の営業事務スタッフが管理システムに入力した売上回収の明細と小切手等の現物を照合します。金額の照合は勿論の事、小切手、手形は、後日トラブルにならない様に期日確認、形式の点検を行います。内容を確認終了した現物は、紛失など起こらないように直ちに銀行に持って行き入金を行います。銀行に現物を持込めばまず一安心です。

休憩時間12:00~13:00
海上保険手続き・為替予約をする

輸出取引の海上保険の手続きを行います。国際業務部より受領したインボイスと船積書類(BL)を基に海上保険の付保手続きを保険会社宛に行います。
国際業務部より依頼された輸出の為替予約を行います。輸出取引は、基本的にドル建ですので為替変動リスクを回避するために為替予約が必要となります。銀行のネットバンキングの為替予約サイトから為替予約を行います。相場変動が大きい時は、迅速な予約が必要です。

請求書を作成する

お取引先への請求は、管理システムの売掛金データを使って作成します。お取引先ごとに請求書をとりまとめる締日(期日)が異なりますので慎重に作業を進めます。締日は、20日締め、月末締めが多いです。請求書は、月平均400件程度あります。お取引先の締日ごとに発送します。

入金を確認する

入金には、現物回収の他に銀行振込があります。お取引先からの銀行振込の金額確認を行い入金の経理処理を行います。

月末の支払準備をする

毎月20日過ぎから月末の支払準備を開始します。支払の決済方法は、支払手形、譲渡手形、振込など仕入先ごとに細かく決められています。支払手形の作成、銀行のネットバンキングを利用した振込明細の作成など数字を扱いますので慎重に事務を行います。

退社

PCの電源を落とし重要物を金庫に収納して業務完了。

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