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一日の仕事の流れ 国際業務

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一日の仕事の流れ

この部署は、海外で生産を行っているお取引先への輸出、海外からの仕入を行う輸入取引を担当しています。当社の現地法人があるタイ、中国、香港については、現地法人を通じて取引を行います。薬品の輸出入には、語学、法令知識、運搬時の安全性の確保など細かいノウハウが求められる専門性の高い業務です。

国際業務部

一日の仕事
朝9:00 出社 業務の準備を行う

朝は、2つの作業から始まります。1つ目は、メールチェック。海外からは、時差の関係から夜間にメールが入っています。注文、見積もり、輸出入手配など様々な内容のメールが英語、日本語で届いています。内容を確認しながら作業の優先順位をつけます。2つ目は、ニュースチェック。国内外の経済・為替の動向に加え、仕入れ先の化学品メーカーのトピックス、船舶の運航関連のニュースに目を通します。

受発注業務を行う

メールで受注した注文の発注を国内メーカーに行います。依頼された納期を厳守するため速やかに手配します。

船の出航通知を行う

船積を依頼した乙仲業者(海運貨物取扱業者)から出航の連絡を受けるとお取引先への出航のご案内を行います。取引条件によっては、海上保険の付保の手配を行います。

メールチェックとその対応を行う

メールは、1日に国際業務部全体で100件程度受信します。日中の業務は、メールを都度チェックしながらの作業となります。メールの内容は、見積もり依頼、納期確認、商品資料依頼、新商品問い合わせ、運搬上のトラブルなど所謂コレポンです。見積もり、商品資料などは、メーカー問い合わせを行います。新商品の輸出問い合わせは、日本、相手国の関連法令、相手国の受入確認、輸送上の安全性の確認などを行う必要があります。専門書で調べますが、必要に応じて乙仲業者などへも照会を行い慎重に確認を行います。このメールによる問い合わせへの対応がお取引先との信頼関係を築く重要な役目を担っています。

休憩時間12:00~13:00
見積の作成を行う

メーカーから回答の返信を受けて見積もり書を作成します。運賃費用をどの様に算出するかが見積書のポイントの一つになります。新規案件や取扱いが少ないケースの見積書作成は、想定されるコスト・リスクをいかに価格に反映するか乙仲に確認を行う等慎重に行います。

船積書類を作成する

成約した輸出取引については、船積書類の作成を行います。インボイス、パッキングリスト、船積指示書、納入予定リストを作成し、乙仲業者に送付し、お取引先に連絡を行います。書類の作成には、備考欄などに細かい説明を記載するなど誤解が起こらない様に努めます。お取引先とは、コニュニケーションを密に取ることが誤解やトラブルを回避、抑える事に繋がりますので、特に納期と金額については、手を抜かずに繰り返し確認を行います。

輸出入取引をシステムに入力する 入金のフォローを行う

成約した取引は、売掛買掛システムに入力します。入金予定表を作成し入金のフォローを行います。

退社

一日の業務内容と連絡事項、法令変更、新規取引などを日報に記載して一日の業務終了。

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